Gestão escolar: como automatizar processos pode melhorar o desempenho de uma escola?

Uma boa escola deve oferecer uma boa educação, não é mesmo? Mas para se destacar como instituição de ensino isso não é o suficiente. As escolas, inclusive as de pequeno porte, devem possuir uma boa gestão escolar para garantir o bom funcionamento da instituição. Para ter uma gestão escolar completa, a instituição de ensino precisa focar em: 

  1. Gestão acadêmica e pedagógica
  2. Gestão de pessoas
  3. Gestão financeira
  4. Gestão administrativa
  5. Gestão de comunicação 

Seja pela falta de mão de obra ou por não achar necessário, algumas escolas de pequeno porte acabam deixando a gestão escolar de lado. Realmente, é muita coisa que precisa ser desenvolvida e organizada e a equipe pode ficar sobrecarregada, mas a gestão escolar é imprescindível, principalmente para pequenas escolas. 

Por que automatizar a gestão escolar é tão importante para escolas de pequeno porte? 

Muitas empresas crescem exponencialmente, mas não possuem uma gestão estruturada. Então, os problemas por essa falta de organização surgem e até “colocar a casa em ordem” fica tudo mais complicado. E claro que as escolas de pequeno porte não querem que isso aconteça, não é mesmo? 

Estruturar para crescer

É muito mais fácil e tranquilo estruturar uma boa gestão quando a empresa ainda é pequena. Assim, o crescimento da instituição é mais descomplicado e até mesmo mais rápido. 

Automatizar para decolar 

Então, para suprir as necessidades de escolas de pequeno porte, garantir o melhor funcionamento e fortalecer ainda mais a integração entre escola, alunos, pais, e professores.

Benefícios da automação da gestão escolar 

Um software completo de automação possui: ferramentas, recursos e especialistas. Esses três itens trabalham em conjunto para reduzir as tarefas manuais, otimizar o tempo, melhorar o acesso à informação e diminuir gastos.  

Visão completa da instituição 

Para os funcionários: a automação permite que os gestores tenham uma visão completa do funcionamento da instituição. Dessa maneira, fica muito mais fácil identificar os pontos críticos e positivos da escola ajudando na tomada de decisão. Além disso, os gestores também têm mais segurança para traçar os objetivos a médio e longo prazo impactando diretamente nos custos, na concorrência, no mercado e na experiência dos alunos e responsáveis. 

Para os alunos e responsáveis: com a automação da gestão escolar, os pais e alunos podem: acompanhar notas e faltas, acessar e salvar materiais de apoio, checar o acervo da biblioteca, visualizar o calendário de provas agendadas no sistema, participar de fóruns de discussões e emitir a segunda via de boletos. 

Acesso à informação

Na comunicação interna: já precisou de alguma informação de outro setor da escola e isso atrapalhou o andamento do seu trabalho? A automatização facilita o acesso à informação. Você não precisa ficar esperando horas por uma resposta. Todas as informações ficam centralizadas em um só lugar que pode ser acessado por todos, de acordo com o perfil de acesso de cada usuário. Então, basta acessar o sistema e buscar a informação que você deseja. Além de trazer rapidez, a automação reduz os erros causados pelas falhas de comunicação.

Na comunicação externa: ter um canal de comunicação com pais e alunos também é de extrema importância. Com a automação, é possível manter alunos e responsáveis sempre informados e fortalecer a transparência na comunicação. 

Finanças em dia

O desejo de toda empresa é reduzir custos, certo? Automatizando a gestão escolar da sua instituição você economiza dinheiro. Os recursos de automação organizam toda a administração financeira, por esse motivo ajudam a reduzir expressivamente a taxa de inadimplência. Também é possível oferecer a renegociação de contratos e dívidas. 

Reduza o pagamento de tarifas bancárias

Quanto você paga de taxas para o banco por emissão de boletos? Com um sistema que faça a cobrança direta, além de automatizar a cobrança de mensalidades, você não paga: taxa de registro, taxa de alteração, taxa de baixa e taxa de cancelamento. Outra vantagem é a agilidade que a cobrança direta traz, já que a homologação junto aos bancos e envio de arquivos de remessa e retorno não é necessária.

Otimização do tempo 

Otimizar o tempo é um dos benefícios da automação que podem ser notados logo ao implantar o sistema para gestão escolar. Sabe aquele monte de relatórios em planilhas que todo setor passa horas quebrando a cabeça para fazer? Com a automação isso acaba! Bastam alguns cliques para gerar relatórios completos através das ferramentas. O GALILEU, por exemplo, disponibiliza relatórios personalizados para todos os módulos do sistema.

Os colaboradores poupam tempo e podem focar em outras tarefas. Além disso, o sistema também ajuda a minimizar erros humanos que acabam acontecendo quando os relatórios são feitos manualmente. 

Professores focados em ensinar 

O trabalho do professor não acaba quando ele sai da sala de aula. Ele precisa preparar aulas, corrigir provas, lançar notas e faltas e muitas outras coisas. Todo esse trabalho, quando feito manualmente, além de acumular vários papéis, ocupa um tempo que o profissional poderia investir para melhorar o ensino para seus alunos.

Com a automação da gestão escolar, o professor pode usar o sistema para:

  • Registrar notas, presenças, faltas e ocorrências 
  • Registrar o calendário de provas
  • Emitir comunicados para os alunos, responsáveis e secretaria
  • Disponibilizar materiais de apoio para as turmas 
  • Interagir com os alunos no fórum de discussões 

Além de poupar o tempo do professor com trabalhos burocráticos, a automação ajuda a aproximar professores e alunos, melhorando a comunicação, o ensino e o relacionamento. 

Captação de novos alunos 

Usando ferramentas como o GALILEU, a sua instituição pode automatizar — de forma fácil e organizada — o processo de pré-matrícula e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente).

Conheça o Sistema Galileu e garanta resultados extraordinários para a sua escola!

Revolucione a sua instituição de ensino com um sistema completo que vai garantir a melhora da gestão escolar. São  ferramentas, recursos e profissionais que fazem o “trabalho pesado” para você focar na captação de novos clientes! 

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